一、总则
（一）学院党政部门的公文，是贯彻上级指示，制定计划、布置任务、制定规章制度，请示、报告和批复处理问题，记实、总结、检查、知道工作和联系社会公务的重要依据。
（二）学院的公文处理业务，由办公室统一管理。全院性的文书处理工作制度和办法由办公室负责制定、批报和贯彻实施。
（三）各部门文书处理工作，由办公室负责进行业务指导。
（四）全院性公文流转（收发、办公、传递等），由办公室负责管理。
（五）代表学院公文形式（拟稿、核稿、会鉴、送审，复印等）由办公室归口把关。
二、公文处理程序
（一）收发登记：总校发送的公文由办公室负责点收登记，再分送有关领导阅示。
（二）建立严格的收文、发文、传阅文件登记手续。登记内容包括文件来源、收发文件序号、收进和发文日期、发文号、密集、份数、来文机关、文件标题、分发单位、签收人等。收发文件须分清缓急。急件随到随登，及时处理；一般平件可分批登记，于当日处理，不得积压。
有领导“亲启”的收件和人事档案信件，只登记封简号和来文机关，收到日期等，并送有关领导和部门启封，收发人不得私自拆封。
（三）分发传阅：分发与传阅均系文书处理程序的中间运转环节，必须及时准确地送达收文单位和有关承办人。
1.文件分发传阅由办公室负责，根据来文内容的时间缓急，先送办公室负责人提出拟办意见，再分别呈送有关领导和呈办人处理。
2.分发给领导人和各个部门的文件，均应履行签收手续。
3.文件传阅要求合理调度，严格管理，确实保证阅文的方便与文件的及时处理，以求以最快的速度，使需要传阅的文书全部阅知，以防积压。
4.文件传阅由办公室主任指定文书工作人员负责，各阅文对象收退文件均应直接与文书工作人员发生联系，尽量避免在传阅对象之间发生传递关系，以利于保密和安全。
5.文件传阅要建立登记手续。阅文人应在阅读文件之后签名和签注时间，不能只以圈阅或阅后不加签注，以防发生漏阅和检查时责任不清。
三、拟办和批办
拟办是办公室负责人或部门负责人及承办人阅文后就文件处理提出的初步意见，以供学院领导审核定夺。
（一）拟办意见应写在“文件处理单”上，不能在文件上写画，以保持文件的整洁。来文如与以前文书有关，文书工作人员应将原件找出一并附上批送，以便领导人参阅。
（二）一般文件的批办工作由办公室负责人进行。对重要文件，先由办公室负责人提出拟办意见再呈院领导批示；需转送业务部门承办的由办公室负责人提出请办意见；需办公室自行办理的可指定具体承办人。此项工作均由文书工作人员拟办，批办意见分送领导和有关部门传阅，承办。
四、承办与催办
经领导批办的文件，应根据批示的意见办理，领导未明确批示的文件，可按有关政策规定和领导人的口头指示进行处理。已处理完毕的，尚需对方答复的，尚待办理的文件应分别存放，防止混乱和误压。
文件的催办要根据缓急情况和承办时限的要求，及时对承办工作进行督促检查。查重要文件的催办，由办公室负责人进行，一般文件的催办由办公室文书人员进行。
五、公文的草拟
（一）凡属我院行政系统的综合性文件，由办公室草拟。凡内容属各业务部门的公文，由主管业务部门负责草拟。内容涉及几个部门时，由主办（管）部门与有关部门协商拟稿，会签。
（二）各业务部门向学院递交的文件，总结，报告等，须先交办公室登记，做好文字把关和审核，然后交院领导审批或主管业务部门办理。
（三）起草公文应注意的事项：
1.起草的公文必须使用我院统一的文书稿纸，必须用钢笔或毛笔书写，不能使用圆珠笔或铅笔。修改后的公文或文字不清应重新誊写。
2.公文标题必须准确，简要，概括，内容要求确实反映实际情况，观点明确，条理清楚，文字精练，标点符号正确，篇幅力求简短。
3.请示公文一文一事，一事一报。“请示”与“报告”要分开，要求批复的问题要明确。
4.公文要注明起草人姓名和起草日期，本部门负责人核稿批准，再送办公室按规定处理。
5.公文如有附件，应在正文之后，发文单位名称之前，注明附件名称，件数或份数。
6.成文日期以领导人签发的日期为准。
7.上级领导机关或领导同志批交我院办理的文件或事项，要按规定时间办理，并上报办理结果，一般不得超过十天。
（四）公文的核稿与签发
1.核稿是在文件草稿送院领导或部门负责人核准定稿并签发之前，先由各部门负责人从业务和文字表述上进行审核，再交由办公室全面审核文件内容、体式、文字表述等。
2.签发是经过院领导或部门负责人核准定稿后进行签发。凡以我院名义发出的文件，由院长签发，主要领导不在时，可以授权或委托其他负责人代行签发。由几个领导共同签署同意或讨论通过的重要文件，最后由主要领导人签发。
凡经领导签发的公文，原拟稿人、核稿人、不能再作任何修改，如需作某些修改，须经签发人审阅同意。
